Certains d’entre nous sont doués d’un sens aigu de la gestion du temps, tandis que d’autres ne le sont tout simplement pas. Mon travail n’est pas toujours (ou rarement) brillant, mais il est généralement ponctuel. J’ai un ami, en revanche, qui est une personne talentueuse et intelligente, mais qui est trop souvent déjoué par les délais. Mon raisonnement a toujours été: qui se soucie de sa brillance si elle n’est jamais rendue?
J’ai eu des managers qui étaient de bons managers du temps (comme mes managers chez Training!) Et j’expérimente maintenant l’autre extrémité du spectre avec un manager qui ne ferait rien si cela lui était laissé. Il fait partie de ces types qui aiment le processus, ou le voyage, bien plus que l’accomplissement de toute tâche.
Un article dans Inc., «3 conseils de gestion du temps d’un Google Exec» par Kerry Close propose des suggestions pour aider les personnes qui ont des difficultés à gérer le temps. Pensez-vous que votre équipe d’apprentissage peut aider les employés et les gestionnaires à mieux éviter les manques de temps et les délais manqués? Close partage quelques conseils de Jeremiah Dillion, responsable du marketing produit chez Google Apps for Work.
Tout d’abord, Dillon dit à Close qu’il est important d’être précis sur vos objectifs, expliquant que «le lieu de travail peut être divisé en deux groupes de personnes: les créateurs et les managers. Alors que les journées des managers sont triées par intervalles de 30 minutes, challenge commercial les décideurs pensent à leur temps en demi-journées ou journées complètes. Ils s’engagent à «gagner du temps» ou à accomplir des tâches dans un laps de temps donné de leur journée. «
Cette capacité à diviser votre travail en segments gérables me rappelle comment je fonctionne. Au début, je me suis senti dépassé par la charge de travail de mon travail actuel, dans lequel il s’agit d’une émission presque individuelle pour faire publier un petit magazine hebdomadaire en ligne tous les mardis après-midi. Ensuite, il m’est apparu que tout ce que j’avais à faire était de me créer un programme auto-surveillé dans lequel chaque jour serait consacré à des activités spécifiques.
Lundi, je sais que je dois réserver du temps pour ma réunion éditoriale hebdomadaire et mettre la touche finale au contenu du magazine prêt à être publié, y compris l’envoi de questions de suivi de dernière minute de mes rédacteurs en chef aux auteurs de l’article. J’utilise également cette journée pour préparer le contenu marketing (notre bulletin électronique hebdomadaire faisant la promotion du contenu du magazine). Le mardi est le jour de la publication, tandis que le mercredi est une journée de planification éditoriale, au cours de laquelle les auteurs et les annonceurs sont contactés pour une planification à long terme. Jeudi est le jour de l’écriture, et vendredi est le jour de la rédaction de la publication, au cours duquel la programmation de la semaine suivante est finalisée et mise en forme prête à être publiée en attendant la révision finale de mes éditeurs.
Ce n’est plus difficile de faire mon travail. En fait, j’ai souvent l’impression que je suis en pilote automatique – un robo-Margery éditorial.
Le deuxième conseil de Dillon est de repenser votre calendrier de réunions. Il note que certaines réunions peuvent être raccourcies ou peuvent inclure moins de personnes, et d’autres réunions peuvent être reportées ou même supprimées complètement. Cette astuce rappelle quelque chose que j’ai rapidement appris dans mon travail actuel: plus il y a de personnes impliquées dans une décision, plus cette décision sera difficile. Cela semble évident, mais beaucoup de gens n’apprennent jamais cette leçon. Je reçois fréquemment des e-mails contenant des décisions simples ou sans importance qui sont envoyés à cinq ou six personnes. Et, naturellement, tout le monde – même ceux qui n’ont rien de perspicace à offrir – se sentent obligé d’intervenir. J’ai remarqué que, malgré tous les retours et opinions, ces e-mails aboutissaient généralement à un blocage du processus de prise de décision et de travail. Alors maintenant, avant d’envoyer un e-mail avec une question, un commentaire ou une idée, je prends un moment pour examiner si l’un des destinataires peut être éliminé. De même que trop de cuisiniers ruinent une recette, trop d’interjecteurs et d ‘«opinionators» bloquent un processus de travail.
Le dernier conseil de Dillon, «planifier vos jours et vos semaines en fonction de votre niveau d’énergie probable», est également intelligent. J’ai constaté que vendredi je ne suis pas motivé, donc même si c’est le jour où j’ai besoin de préparer le brouillon du numéro du magazine de la semaine suivante pour examen, j’ai en fait déjà terminé le plus gros travail plus tôt dans la semaine. , de sorte que vendredi est juste le jour où j’ai assemblé toutes les pièces.
L’une des pires choses que vous puissiez faire du point de vue de la productivité est de vous tromper en pensant que vous n’avez pas besoin de hiérarchiser et d’organiser les tâches. Je connais des gens qui se trompent en pensant qu’ils ont tellement d’énergie et de capacités qu’ils peuvent travailler sur tout en même temps, et que d’une manière ou d’une autre, tout sera miraculeusement fait à temps. Il est normal d’admettre que vous n’avez que peu d’énergie chaque jour et que vous devez aborder votre charge de travail par petits morceaux pour respecter vos obligations envers les gestionnaires, collègues et employés.
La gestion du temps est-elle une compétence que vous pouvez enseigner à votre personnel? Quels types de programmes de formation ou d’apprentissage sont les meilleurs pour apprendre aux employés et aux gestionnaires à mieux gérer leur temps? Que proposez-vous dans votre entreprise pour améliorer les compétences en gestion du temps?